Zasady bezpiecznego korzystania z poczty elektronicznej w UR

  1. w sprawach służbowych do korespondencji mailowej używaj wyłącznie służbowego adresu mailowego przydzielonego Tobie w ramach pracy w Uniwersytecie Rzeszowskim;
  2. nie prowadź korespondencji mailowej przy użyciu prywatnego adresu mailowego, a gdyby użycie prywatnej poczty było niezbędne do wykonywanych przez Ciebie obowiązków, uprzedź o takim działaniu Administratora Danych Osobowych UR/ lub bezpośredniego przełożonego i upewnij się, że takie działanie jest przez niego akceptowane;
  3. nie wykorzystuj służbowej poczty mailowej do celów prywatnych;
  4. zanim otworzysz nadesłany mail, ustal czy:
    • znasz nadawcę wiadomości,
    • otrzymywałeś już inne wiadomości od tego nadawcy,
    • spodziewasz się otrzymać taką wiadomość,
    • tytuł wiadomości i nazwa załącznika mają sens,
    • wiadomość nie zawiera złośliwego oprogramowania i jaki jest wynik skanowania antywirusowego,
    po tych ustaleniach podejmij decyzję, czy dopuszczalne jest otworzenie wiadomości, załączników, linków, jeśli wiadomość budzi Twój niepokój, skonsultuj się z Uniwersyteckim Centrum Informatyzacji/ lub Inspektorem Ochrony Danych;
  5. bardzo uważnie prowadź korespondencję mailową - uważaj na ataki phishingowe, fałszywe maile, linki aktywujące złośliwe oprogramowanie;
  6. pamiętaj, że złośliwe oprogramowanie, bywa przesyłane w postaci załączników do maili lub pobierane jest po kliknięciu w odnośnik zawarty w mailu, dlatego nie otwieraj załączników (plików) w korespondencji mailowej nadesłanej przez nieznanego nadawcę lub załączników, których nie oczekiwałeś, które nie mają związku z treścią maila, które budzą Twoją nieufność - jeśli chcesz zweryfikować prawidłowość korespondencji, zrób to poprzez kontakt z nadawcą innym kanałem komunikacji (kontakt telefoniczny, za pośrednictwem EOD, itp.), każdy podejrzany e-mail zgłaszaj do Uniwersyteckiego Centrum Informatyzacji/ lub Inspektora Ochrony Danych;
  7. każdy załącznik w poczcie traktuj jako "niebezpieczny" - przed otwarciem zapisz go na dysku, zweryfikuj typ pliku i sprawdź programem antywirusowym - pamiętaj, że nawet "bezpieczne" pliki (DOC, PDF) mogą zawierać wirusy;
  8. zwracaj uwagę dokąd prowadzą odnośniki (linki) do stron internetowych zamieszczone w poczcie - fałszywe zwykle są długie lub zawierają literówki (np. "kolegiumnuakmedynczsfh" zamiast "kolegiumnaukmedycznych"), absolutnie nie klikaj w takie odnośniki;
  9. pamiętaj, że phishing to rodzaj oszustwa, w której przestępca żeruje na naiwności osoby, z którą się kontaktuje, jej słabościach, współczuciu, chęci pomocy, często polega na podszywaniu się pod inną osobę lub instytucję w celu wyłudzenia informacji (np. danych logowania, innych danych dostępowych do systemów informatycznych, danych osobowych, informacji poufnych) czy zainfekowania urządzenia szkodliwym oprogramowaniem, a także skłonienia ofiary do pewnych działań, z reguły dla niej niekorzystnych, dlatego bardzo uważnie czytaj nadsyłane komunikaty, analizuj adresy mailowe - ustal, czy są rzeczywiste, czy tylko łudząco podobne do adresów, z którymi masz zazwyczaj do czynienia (np. adresów urzędów, urzędników obsługujących naszą uczelnię, banków, centrów usług wspólnych, rady instytutu, itp.);
  10. uważaj na spam, a więc niezamawiane wiadomości - najlepiej kasuj je trwale niezwłocznie po otrzymaniu;
  11. jeśli w korespondencji mailowej przesyłasz dane osobowe upewnij się, że:
    • nie przesyłasz ich w nadmiernym zakresie (często wystarczy imię i nazwisko bez nr PESEL czy daty urodzenia),
    • prawidłowo określasz krąg adresatów (nie ufaj autouzupełnianiu - zawsze sprawdź do kogo kierujesz wiadomość),
    • załączniki są właściwie zabezpieczone poprzez mechanizmy kryptograficzne (pakowanie i hasłowanie wysyłanych plików, podpis elektroniczny, itp),
    • unikaj używania danych osobowych lub poufnych informacji w temacie wiadomości,
  12. przed wysłaniem maila upewnij się, że wysyłasz go do właściwego adresata - zwróć uwagę na poprawność adresu odbiorcy;
  13. unikaj korespondencji seryjnej, a jeśli ją stosujesz upewnij się, że wszyscy adresaci rzeczywiście mają otrzymać wysyłaną wiadomość i zastosuj opcję "ukryte do wiadomości";
  14. nie przesyłaj w tym samym mailu informacji zaszyfrowanej razem z hasłem (hasło najlepiej przekazać innym kanałem komunikacji);
  15. poproś adresata o potwierdzenie otrzymania maila i zapoznania się z informacją, a jeżeli jest to technicznie możliwe, skorzystaj z opcji systemu poczty elektronicznej informującej o dostarczeniu i otwarciu dokumentu;
  16. przestrzegaj zasad i procedur organizacyjnych dotyczących logowania i udostępniania danych;
  17. nie rozsyłaj za pośrednictwem poczty informacji niezwiązanych z wykonywanymi zadaniami w Uniwersytecie Rzeszowskim, w tym zdjęć, filmików, żartów, "łańcuszków szczęścia" itp.;
  18. nie rozsyłaj wiadomości zawierających załączniki o dużym rozmiarze do większej liczby adresatów, jeśli masz potrzebę wysłać załącznik o dużym rozmiarze (np. film), w celu ustalenia sposobu dokonania przesyłki, skontaktuj się z Uniwersyteckim Centrum Informatyzacji/ lub Inspektorem Ochrony Danych;
  19. w miarę możliwości i zgodnie zasadami archiwizowania okresowo kasuj zbędne maile.

 

Opracował:
Uniwersyteckie Centrum Informatyzacji UR wraz z Inspektorem Ochrony Danych UR