Zalecenia w zakresie przechowywania i tworzenia kopii zapasowych podczas badań
Kwestię bezpieczeństwa oraz przechowywania danych należy gruntownie przemyśleć dla całego procesu gromadzenia i ewentualnego przetwarzania danych badawczych. Należy przeanalizować kwestię dostępu do danych (szczególnie jeżeli zawierają dane wrażliwe), by zapobiec niewłaściwemu dostępowi do poufnych danych. Konieczne jest też opracowanie planu(wyznaczenie osoby/osób odpowiedzialnych oraz określenie częstotliwości tworzenia kopii zapasowych) tworzenia kopii zapasowych, by zapobiec utracie danych w wyniku np. awarii sprzętu. Należy określić gdzie będą przechowywane i zabezpieczane dane w trakcie procesu badawczego (zalecane jest tworzenie kopii danych badawczych w dwóch różnych lokalizacjach/miejscach). Zaleca się przechowywanie danych w centralnych systemach gromadzenia informacji na macierzystej uczelni. Przechowywanie danych w pamięciach masowych, komputerach przenośnych itp. może spowodować ich utratę. Należy opisać w jaki sposób dane zostaną odzyskane w przypadku awarii sprzętu
Wszystkie dane badawcze powinny być zdeponowane w sposób elektroniczny w min. dwóch nośnikach na wypadek utraty/awarii dysku. Przechowywanie oryginalnych danych/danych źródłowych powinno być zlokalizowane na terenie UR, a wskazani pracownicy przez kierownika tematu badawczego/projektu powinni mieć pełny dostęp do tych danych oraz znać ich lokalizacje na terenie UR.
W przypadku utraty dostępu do danych należy niezwłocznie powiadomić dział Uniwersyteckiego Centrum Informatyzacji. Komputery, na których przechowywane są dane powinny być chronione przez licencjonowane oprogramowanie antywirusowe. Dane administracyjne (z danymi osobowymi lub finansowymi) mogą być administrowane wyłącznie przez osoby uprawnione i przechowywane na komputerze z ochroną hasłem i silnie ograniczonym dostępem. Dodatkowo Zarządzeniem nr 155 /2021 Rektora Uniwersytetu Rzeszowskiego z dnia 17 września 2021 r. została wprowadzona Instrukcja Zarządzania Systemami Informatycznymi, w której opisane zostały wytyczne w zakresie tworzenia kopii zapasowych. Zostały także wdrożone rozwiązania pozwalające na przechowywanie danych w chmurze Microsoft lub Google w zależności od preferencji użytkownika. Są to odpowiednio usługi Microsoft OneDrive i Google Dysk. Logowanie odbywa się za pomocą indywidualnego konta pracowniczego UR. Pracownicy UCI świadczą pomoc przy odzyskiwaniu plików z wymienionych usług.