Archiwum

Archiwum Uczelniane
Uniwersytetu Rzeszowskiego
ul. prof. S. Pigonia 8 
35-310 Rzeszów
tel.: +48 17 872 14 42
tel.: +48 17 872 14 41
e-mail: archiwum@ur.edu.pl

Kierownik Archiwum
mgr Małgorzata Mikus

lic. Anna Jankiewicz
mgr Aldona Zwolak
mgr Aleksandra Szponar

Archiwum UR czynne jest dla interesantów od: poniedziałku do piątku w godzinach 11.00-14.00 (bez przerwy wakacyjnej).

Osobom spoza uczelni, dokumentację przechowywaną w Archiwum UR udostępnia się za zgodą Rektora Uniwersytetu Rzeszowskiego, którą wyżej wymieniony podejmuje w porozumieniu z kierownikiem komórki organizacyjnej - twórcy akt będących przedmiotem zainteresowania potencjalnego użytkownika oraz z kierownikiem Archiwum Uczelnianego. Warto w tym miejscu podkreślić, iż mimo Zarządzenia Rektora nr 25 z 7 kwietnia 2003 r., które zabrania w § 3 udostępniania "osobom trzecim, w tym studentom UR oraz studentom innych uczelni" maszynopisów prac dyplomowych, licencjackich i magisterskich, pracownicy Archiwum, biorąc pod uwagę dobro użytkownika, dopuszczają możliwość korzystania z wymienionych przed chwilą prac. Następuje to jednak po wyrażeniu zgody przez Rektora UR oraz promotora danej pracy. W przypadku maszynopisów powstałych po 2003 r., zgoda tego ostatniego (czyli promotora) nie jest potrzebna, gdyż absolwenci sami deklarują ją, wypełniając specjalnie przeznaczony do tego celu druk (będący częścią składową ich teczki osobowej), w którym odpowiadają na pytanie dotyczące zgody na korzystanie z ich prac. W przypadku, gdy stroną wypożyczającą dokumenty jest komórka organizacyjna UR, która je wytworzyła, archiwalia bez przeszkód przekazuje się uprawnionej przez tą komórkę osobie za rewersem, przechowywanym następnie przez dwa lata w Archiwum UR.

Na polecenie Rektora Uniwersytetu Rzeszowskiego, pracownicy tutejszego Archiwum przeprowadzają również kwerendy, szukając przykładowo informacji, czy osoba wymieniona w korespondencji nadesłanej na adres uczelni przez instytucję, chcącą ją zatrudnić ukończyła studia w Wyższej Szkole Pedagogicznej lub Uniwersytecie Rzeszowskim. Za usługi tego typu Archiwum nie pobiera żadnego wynagrodzenia.

Archiwum UR zostało zgodnie z u ustawą o narodowym zasobie archiwalnym (14 lipiec 1983) zakwalifikowane do archiwum z powierzonym zasobem archiwalnym, a co za tym idzie gromadzi ono i przechowuje zasób historyczny.

Krótkie dzieje instytucji i gromadzenia zbiorów archiwalnych.

Uniwersytet Rzeszowski (Universitas Resoviensis) został utworzony na mocy ustawy uchwalonej przez Sejm Rzeczpospolitej Polskiej dnia 7 czerwca 2001 r. Strukturę i prowadzone kierunki studiów, uczelnia ta odziedziczyła po Wyższej Szkole Pedagogicznej w Rzeszowie, Filii UMCS w Lublinie oraz zamiejscowym Wydziale Ekonomii AR w Krakowie, obejmując zgodnie z § 11 Statutu UR z 2002 r. wydziały będące jednostkami podstawowymi, jednostki wewnętrzne wydziałów, jednostki międzywydziałowe, jednostki ogólnouniwersyteckie oraz inne jednostki organizacyjne. Pierwszą zmianę w strukturze Uniwersytetu przeprowadzono w 2005 r., kiedy to w miejsce dotychczasowych sześciu wydziałów (Socjologiczno-Historyczny, Filologiczny, Matematyczno-Przyrodniczy, Ekonomii, Prawa, Pedagogiki) utworzono dziesięć. Z Wydziału Ekonomii i Wydziału Matematyczno-Przyrodniczego wyodrębnił się bowiem Wydział Biologiczno-Rolniczy oraz Zamiejscowy Wydział Biotechnologii w Kolbuszowej-Weryni. Z Wydziału Pedagogicznego wyodrębniły się Wydziały: Medyczny i Wychowania Fizycznego, a sam Wydział zmienił nazwę na Pedagogiczno- Artystyczny. Z Wydziału zaś Socjologiczno-Historycznego wyodrębnił się Międzywydziałowy Instytut Filozofii. W 2008 roku rozpoczął działalność Wydział Sztuki.

Nadzór nad postępowaniem z dokumentacją wytworzoną przez wyżej wymienione wydziały i inne komórki organizacyjne Uniwersytetu Rzeszowskiego sprawuje Archiwum Uczelniane, w którym przechowywane są akta dwóch zespołów: Wyższej Szkoły Pedagogicznej w Rzeszowie, oraz Uniwersytetu Rzeszowskiego. Dokumentacja byłej Filii UMCS w Lublinie i Zamiejscowego Wydziału Ekonomii AR w Krakowie została przesłana do jednostek macierzystych. Tym samym Archiwum UR można uznać za kontynuatora Archiwum byłej WSP Rzeszów, które działało w Wyższej Szkole Pedagogicznej od lutego 1974 r. opierając się kolejno na: 1) "Instrukcji w sprawie rzeczowego wykazu akt w komórkach administracyjnych Wyższej Szkoły Pedagogicznej w Rzeszowie", wprowadzonej w życie "Zarządzeniem nr 21/79 Rektora WSP w Rzeszowie z dnia 15 grudnia 1979 roku w sprawie usprawnienia czynności kancelaryjnych oraz podziału akt", 2) na "Zarządzeniu nr 1/99 Rektora WSP", wyodrębniającym Archiwum ze struktury Biblioteki Głównej na "Regulaminie Archiwum Uczelnianego" dołączonemu do powyższego Zarządzenia, 3) na "Zarządzeniu wewnętrznym nr 6 Rektora WSP z dnia 2 stycznia 1985r. w sprawie ujednolicenia i usprawnienia czynności kancelaryjnych oraz podziału akt" i "Instrukcji archiwalnej" dołączonej do powyższego Zarządzenia, a także na 4) "Zarządzeniu nr 12/96 Rektora WSP w Rzeszowie z 7 czerwca 1996 roku w sprawie postępowania z dokumentami niepublikowanymi, gromadzonymi w Bibliotece Głównej WSP w Rzeszowie", regulującym sprawę udostępniania archiwaliów.

Obecnie Archiwum działalność swą opiera na "Zarządzeniu nr 74 Rektora Uniwersytetu Rzeszowskiego z dn. 20.12.2002 r. w sprawie wprowadzenia jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji archiwalnej oraz na "Instrukcji Kancelaryjnej", wprowadzonej w życie Zarządzeniem nr 11 Rektora Uniwersytetu Rzeszowskiego z dnia 30.03.2007 r., która w rozdziale X reguluje przechowywanie akt, a w rozdziale XI przekazywanie ich do Archiwum Uczelnianego. Lokal omawianej tu jednostki pozawydziałowej mieści się w budynku Biblioteki Głównej przy ulicy Pigonia 8 i składa się z części biurowej (29,97 m2) oraz czterech magazynów o powierzchni: 177,84 m2 (magazyn nr 039), 101,88 m2 (magazyn nr 040), 100,39 m2 (magazyn nr 043), 101,88 m2 (magazyn nr 044) wzorowanych na modelu francuskim, a więc pozbawionych okien i zaopatrzonych w działającą przez całą dobę klimatyzację. Magazyny zaopatrzone są również w regały typu "Compact" zapewniające wygodę i pełny komfort przy szukaniu zamawianych akt. Zasób archiwalny zaś opracowany został przy użyciu programu AZAK 2002. Obejmuje on ogółem 2924 mb akt (dane za listopad 2010r.) w skład, których wchodzą materiały archiwalne (222 mb) oraz dokumentacja niearchiwalna, kategorii B (2702 mb). Obserwowany jest przy tym duży przyrost akt kategorii A, których zasób w 2009 r. wzrósł w stosunku do roku 2003 z 30 mb do 222 mb, czyli o 640%, podczas gdy dokumentacja niearchiwalna wzrosła w tym samym okresie z 1303 mb do 2702 mb, czyli o ok. 107%. Powodem tak dużego wzrostu akt kategorii A było zakwalifikowanie do materiałów archiwalnych prac dyplomowych, licencjackich i magisterskich, uznanych za nowatorskie na danym etapie rozwoju nauki, ocenionych na bardzo dobrze, napisanych przez samodzielnych pracowników naukowych bądź w okresie przełomowym tj. wiatach 1970-1972, 1980-1982 i 1989-1991.

Reasumując można stwierdzić, iż do listopada 2010 r. przyjęto do Archiwum UR 152430 jednostek archiwalnych, w tym kategorii A - 11381 a kategorii B - 141049.

Aneks do Zarządzenia 74

Pismo do AP w sprawie instrukcji 1

Pismo do AP w sprawie instrukcji 2

Pismo do AP w sprawie instrukcji 3

Granice chronologiczne i rozmiar zasobu.

Zgromadzona w Archiwum Uczelnianym Uniwersytetu Rzeszowskiego dokumentacja obejmuje lata 1965-2010. Przechowywana jest ona w dwóch zespołach. Pierwszy z nich odnosi się do lat 1965-2001 i dotyczy Wyższej Szkoły Pedagogicznej w Rzeszowie, której dokumentację przejął Uniwersytet Rzeszowski, druga zaś dotyczy samego Uniwersytetu Rzeszowskiego i obejmuje lata 2001-2010. Archiwum Uczelniane UR zgromadziło na dzień dzisiejszy 2924 mb dokumentacji, w skład której wchodzi 152430 jednostek archiwalnych. Opis przechowywanych materiałów archiwalnych.

a) W Archiwum zakładowym z powierzonym zasobem archiwalnym, jakim jest Archiwum Uczelniane UR przechowywane są zarówno materiały archiwalne, jak i dokumentacja niearchiwalna, kategorii B. Ta ostatnia obejmuje dokumentację aktową i pozaaktową.

Z przeprowadzonej do 2010 r. analizy wynika, iż w archiwum UR dokumentację aktową przyjęto z następujących komórek organizacyjnych:

• Biblioteki Głównej - 83 dokumenty (w tym 81 kat. A).
• Biura Rektora - 199 dokumentów (kat. A).
• Działu Inwentaryzacji - 287 dokumentów.
• Działu Nauki - 97 dokumentów (wszystkie kat. A).
• Działu Spraw Osobowych i Płac - 354 dokumentów, w tym kat. A -14, B -340.
• Działu Toku Studiów - 127 dokumentów.
• Instytutu Biologii - 225 dokumentów.
• Instytutu Biotechnologii - 38 dokumentów.
• Instytutu Filologii Angielskiej - 296 dokumentów.
• Instytutu Filologii Germańskiej - 2 dokumenty (kat. A).
• Instytutu Filologii Rosyjskiej - 3 dokumenty (kat. A).
• Instytutu Historii - 212 dokumentów, w tym kat. A -11, kat. B - 201.
• Instytutu Pedagogiki - 1388 dokumentów, w tym kat. A -3, kat. B - 1385.
• Instytutu Socjologii - 4 dokumenty.
• Instytutu Techniki - 426 dokumentów.
• Kontroli Wewnętrznej - 76 dokumenty (wszystkie kat. A).
• Kwestury - 362 dokumentów.
• Podyplomowe Studium Pomocy Społecznej - 42 dokumenty.
• Wydawnictwa - 399 dokumentów, w tym kat. A - 386, kat. B -13.
• Studium Języków Obcych - 1 dokument (kat. A).
• Wydziału Ekonomii - 1462 dokumenty, w tym kat. A-123, kat. B - 1339.
• Wydziału Filologicznego - 2418 dokumentów, w tym kat. A - 808, kat. B -1610.
• Wydziału Matematyczno-Przyrodniczego - 2047 dokumentów, w tym kat A - 608, kat. B - 1439.
• Wydziału Socjologiczno-Historycznego - 1143 dokumentów, w tym kat. A -400, kat. B -743.
• Wydziału Pedagogicznego 3430 dokumentów, w tym kat. A - 748, kat. B - 2682.
• Wydziału Pedagogiczno-Artystycznego - 3423 dokumentów, w tym kat. A -741, kat. B - 2682.
• Wydziału Prawa- 3818 dokumentów, w tym kat. A - 213, kat. B - 3605.
• Zespołu Praktyk Pedagogicznych - 1 dokument (kat. A).

W skład dokumentacji pozaaktowej wchodzą przede wszystkim dokumenty techniczne w ilości 51 mb oraz dyskietki i płyty z nagranymi na nie tekstami prac dyplomowych, licencjackich i magisterskich, które stanowią wraz z wyżej wymienionymi pracami o podłożu papierowym, część składową teczek osobowych absolwentów. W zasobie archiwalnym znajdują się również taśmy magnetofonowe z nagranymi na nie posiedzeniami Senatu. Są one przechowywane wraz z aktami o podłożu papierowym, gdyż w magazynach ze wspomnianymi przed chwilą aktami utrzymuje się temperatura 15-18°C, a wilgotność 50-60% (a więc spełnione są warunki fizyczne ich przechowywania). Stanowią one ponadto dodatkowy egzemplarz protokołów spisanych z powyżej wymienionych posiedzeń i przechowywanych w postaci akt o podłożu papierowym. Nie ma wiec potrzeby gromadzenia ich w oddzielnym magazynie. Najczęściej przy tym wykorzystywanymi materiałami archiwalnymi są prace dyplomowe, licencjackie i magisterskie zakwalifikowane do kategorii A. Korzystają z nich zarówno studenci naszej uczelni, jak i osoby z zewnątrz dla celów naukowych. Informacje z nich czerpią również rozmaite instytucje, w tym także Instytut Pamięci Narodowej. Ten ostatni, na ich podstawie ustala fakty, niezbędne w trakcie prowadzonych przez prokuratorów IPN śledztw. Wykorzystywanym często materiałem archiwalnym są również sprawozdania z działalności WSP Rzeszów i Uniwersytetu Rzeszowskiego, do których sięgają zarówno pracownicy UR, jak studenci naszej uczelni oraz osoby spoza UR. Trzecią wreszcie grupę materiałów archiwalnych, zaliczaną do dokumentacji pozaaktowej i często wykorzystywaną jest "Gazeta Uniwersytecka Pracowników i Studentów Uniwersytetu Rzeszowskiego", w której znajdują się informacje dotyczące wewnętrznego życia i działalności omawianej tu rzeszowskiej uczelni.

Stan uporządkowania i pomoce archiwalne.

Archiwum Uczelniane UR przejmuje dokumentację z poszczególnych komórek organizacyjnych na podstawie spisów zdawczo- odbiorczych, sporządzonych oddzielnie dla kategorii "A" i oddzielnie dla kategorii "B". Dokumentacja ta przekazywana jest w I kwartale każdego roku, kompletnymi rocznikami i tylko w stanie uporządkowanym. Komórka, która ją oddaje sporządza dla materiałów archiwalnych cztery egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych, z których jeden jest przeznaczony dla Archiwum Państwowego, dwa zostają w Archiwum Uczelnianym, a jeden jest oddawany jest komórce, która je wytworzyła. W przypadku zaś dokumentacji niearchiwalnej, czyli kategorii B sporządza się trzy egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych, z których dwa otrzymuje Archiwum Uczelniane, trzeci zaś zatrzymuje jednostka organizacyjna, przekazująca dokumentację. Archiwalia, które komórka organizacyjna zamierza przekazać tutejszemu Archiwum, porządkowane są w oparciu o opracowany w 2002 r. przez pracowników wymienionej przed chwilą jednostki pozawydziałowej, jednolity rzeczowy wykaz akt złożony z czterech głównych kolumn. Pierwsza z nich "symbole klasyfikacyjne" podzielona na cztery podkolumny, zawiera kody wyodrębnionych na różnych poziomach szczegółowości grup rzeczowych do klasyfikacji dokumentacji. Te cztery podkolumny wykorzystujące dziesiętny system kodowania, zapewniają rezerwę we wprowadzonym na Uniwersytecie Rzeszowskim systemie klasyfikacji rzeczowej. Druga kolumna "hasła klasyfikacyjne" zawiera następujące nazwy klas ogólnych: Zarządzanie, Kadry, Środki Rzeczowe, Finanse, Dydaktyka, Rozwój Kadry Naukowej, Badania Naukowe, Współpraca z Zagranicą oraz Zbiory Biblioteczne, Zasób Archiwalny. Każda z wymienionych tu klas ogólnych podzielona jest oczywiście na klasy bardziej szczegółowe, będące propozycjami tytułów jednostek fizycznych. Trzecia kolumna zatytułowana "Kategoria Archiwalna" określa czasookres przechowywania dokumentacji w komórce, która je utworzyła i w innych komórkach.

Czwarta natomiast kolumna zatytułowana "Uwagi" zawiera wszelkiego rodzaju komentarze oraz dodatkowe objaśnienia. Powyższy wykaz jest, więc poprawny pod względem formalnym, kompletny (obejmuje, bowiem całość wytwarzanej na UR dokumentacji) i zgodny z wykazem akt typowych. W ewidencji Archiwum Uniwersytetu Rzeszowskiego, obok wyżej wymienionych spisów zdawczo-odbiorczych znajduje się również wykaz spisów zdawczo-odbiorczych, w którym na obecną chwilę wpisanych jest 2972 pozycji. Jednostka ta ma również zewidencjonowane karty udostępnień akt, które umieszczono w dwóch oddzielnych segregatorach, zatytułowanych: Dydaktyka -rejestr udostępnień i Administracja - rejestr udostępnień. Prowadzi ona również ewidencje protokołów informujących o zaginięciu lub uszkodzeniu udostępnionych akt, a także protokołów oceny dokumentacji niearchiwalnej wraz ze spisami wybrakowanych akt oraz zezwoleniami wydanymi przez Archiwum Państwowe w Rzeszowie. Uniwersytet Rzeszowski prowadzi ponadto ewidencję prac dyplomowych, licencjackich i magisterskich. Opracowywana jest ona przez poszczególne Instytuty w formie publikacji umieszczanych na łamach Zeszytów Naukowych, najpierw Wyższej Szkoły Pedagogicznej, a obecnie Uniwersytetu Rzeszowskiego. Wykazy tego typu powstają przy ścisłej współpracy pracowników dydaktycznych poszczególnych Instytutów i pracowników Archiwum Uczelnianego UR. Dzięki tym ostatnim również, zasób archiwalny zgromadzony w Archiwum znajduje się w stanie uporządkowanym. Dotyczy to nie tylko poszczególnych teczek, gdzie na przykład w przypadku materiałów archiwalnych usunięto dodatkowe egzemplarze akt oraz ich kopie, wyjęto części metalowe, ponumerowano zapisane strony i przesznurowano akta, lecz także ułożenia przechowywanej dokumentacji na regałach. Archiwalia zostały, bowiem poukładane według komórek (jednostek) organizacyjnych uczelni z zachowaniem na poszczególnych regałach rezerwy dla akt, które zostaną z danej komórki przyjęte w przyszłości. Archiwalia zszyte i oprawione w twarde okładki ułożono na regałach pionowo ( systemem bibliotecznym) te zaś, które nie są oprawione w twarde okładki poukładano w stosy wysokości 30-40 cm. Nadto akta kategorii A umieszczono w odrębnej części magazynu, oddzielając je w ten sposób od dokumentacji niearchiwalnej kategorii B.

Bibliografia dotycząca dziejów instytucji i jej zasobów.

Do chwili obecnej nie ukazała się żadna publikacja, przedstawiająca w sposób zwarty i kompletny historię Uniwersytetu Rzeszowskiego. Pojawiła się natomiast praca o Wyższej Szkole Pedagogicznej w Rzeszowie, którą to uczelnię można uznać za protoplastę obecnego Uniwersytetu Rzeszowskiego. Została ona napisana pod redakcją Włodzimierza Bonusiaka i zatytułowana "Dzieje Wyższej Szkoły Pedagogicznej w Rzeszowie 1965-2000", Rzeszów 2001. W sposób szczegółowy opisuje ona działalność poszczególnych Wydziałów i Instytucji a także jednostek międzywydziałowych oraz ogólnouczelnianych. Przedstawiono w niej również charakterystykę PZPR i organizacji młodzieżowych funkcjonujących na WSP Rzeszów do 1989 r. oraz organizacji studenckich i związków zawodowych. Omówiono ponadto realizację międzynarodowego programu edukacyjnego i podjęte w latach 1965-2000 inwestycje. Pewne informacje dotyczące Uniwersytetu Rzeszowskiego możemy uzyskać sięgając do redagowanej przez dr Henryka Pietrzaka i mgr Ewę Krzyżanowską "Gazety Uniwersyteckiej Pracowników i Studentów Uniwersytetu Rzeszowskiego". Są one jednak ogólnikowe i nie mogą w sposób syntetyczny ukazać dziejów Uniwersytetu Rzeszowskiego. Nadają się natomiast do tego by być źródłem drukowanym, które można wykorzystać przy pisaniu pracy o dziejach omawianej tu instytucji.