Zadanie: Organizacja Konferencji Podsumowującej
termin składania ofert: do piątku 28-02-2014 g.12:00

Czas trwania: około 90 min

Miejsce: Aula Bud. A0, ul. Rejtana 16c

Liczba uczestników min. 120 osób

Data 25.03.2014

Godz: 13:00

Zadania (w tym):

• Przygotowanie scenariusza konferencji (do akceptacji przez zamawiającego)
• Catering w ramach konferencji* wraz z obsługą, uwzględniający liczbę gości (min. 120 osób)
• Obsługa konferencji minimum 3 osoby
• Przygotowanie, wstępna weryfikacja listy i „rekrutacja” zaproszonych gości wg ustaleń (branża biznes, władze miasta, medycyna, transfer technologii)
• Opracowanie  koncepcji  graficznej  konferencji  i  przygotowanie  materiałów  wg. tej koncepcji
• Przygotowanie graficzne i dystrybucja zaproszeń
• Przygotowanie i „rekrutacja” minimum  3 prelegentów ze sfery biznesu/administracji (po konsultacji z Zamawiającym)
• Zapewnienie obecności lokalnych mediów – TVP, radio, prasa
• Przygotowanie info dla mediów na nośniku elektronicznym (CD lub pendrive)
• Emisja materiału filmowego podsumowującego projekt 5-6 minut (gotowy film)
• Przygotowanie i emisja prezentacji 3D na wskazany temat 10+ slajdów (oferta naukowo-badawcza URz./ możliwości współpracy z biznesem / nowe projekty)
• Prowadzenie przez konferansjera podczas całej konferencji
• Organizacja panelu dyskusyjnego bądź prelekcje – oferta naukowo-badawcza URz./ możliwości współpracy z biznesem / Perspektywiczne kierunki rozwoju URz
• Opracowanie graficzne i druk materiałów informacyjnych (ulotka, papierowa torba z nadrukiem, 20 sztuk plakatów A2 + gadżet reklamowy)
• Oprawa muzyczna na zakończenie konferencji (można rozważyć  udział Instytutu Muzyki URz.)
• Przygotowanie mini galerii plakatów w kuluarach (20 szt.)
• Opracowanie dwuminutowej relacji filmowej z konferencji zapisanej w jakości odtwarzania full HD, wraz z oprawą muzyczną.
• Wszelkie inne zadania niezbędne do prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia

*Catering w ramach konferencji

• Kawa i herbata (bez ograniczeń) w tym. termosy z gorącą wodą lub z herbatą i kawą, cukier, cytryny do herbaty, śmietankę do kawy.
• Ciasteczka koktajlowe 10 dkg/os.
• Napoje i soki i woda mineralna (0,5 l/os.)

• nie mniej niż 25 litrów soku pomarańczowego lub podobnego podanego w dzbankach
• nie mniej niż 25 litów soku jabłkowego lub podobnego podanego w dzbankach
• wody niegazowanej – nie mniej niż 100 ml na osobę

• Ciepłe dania składające się z jednej z nast. pozycji:

• Zraz zawijany, Rolada, Talarki wieprzowe, Filet drobiowy w kokosie (2 rodzaje mięs po 6 dkg/os.), gulasz – bogracz.
• Ryba po Grecku lub w cieście  po 12 dkg/os.
• Ziemniaki młode lub opiekane 20 dkg/os
• Surówka 2 rodzaje tj. razem 15 dkg/os.

• Kompot 250 ml/os.

+ Obsługa (dania podaje się na stojąco)

• Sposób podania: w formie szwedzkiego stołu z zapewnieniem talerzy (głębokich i płytkich) i talerzyków (zestawy porcelanowe), serwetek, szklanek , sztućców i filiżanek w ilości wystarczającej dla obsłużenia każdego uczestnika.
• Wykonawca odpowiada za dowóz poczęstunku na miejsce wskazane przez Zamawiającego najpóźniej 30 min. przed rozpoczęciem spotkania.
• Wykonawca zabiera naczynia i resztki poczęstunku najpóźniej 60 min. po zakończeniu spotkania.
• Wykonawca odpowiada za podanie poczęstunku zgodnie z wymaganiami sanitarnymi dotyczącymi żywności i żywienia.